Gestione Consolidamento Dati

Nell’ambito della gestione dei Centri di Costo è possibile impostare una data precedentemente la quale non è più ammessa la variazione dei dati, questo può essere molto utile nel caso di attività distribute fra più sedi ed operatori, in modo da evitare, ad esempio, di variare delle informazioni dopo che sono state consolidate e trasferite ad altri enti aziendali, come può essere il controllo di gestione per l’analisi dei costi e la rendicontazione. L’impostazione della data di blocco è una prestazione opzionale che può essere abilitata per diversi livelli di attività.

La procedura di Gestione Consolidamento Dati permette di definire e modificare il periodo di blocco sui dati per i Dipendenti della selezione corrente. Prima di utilizzare questa procedura è necessario aver definito l’insieme delle Attività da sottoporre al blocco: questo è possibile utilizzando la procedura di Configurazione Consolidamento Dati di Time&Work.

La maschera presenta, in alto, una data che è la data rispetto a cui verificare se un Dipendente è in forza per l’operazione di Allineamento Dipendenti. Viene, inoltre, presentata la lista dei Dipendenti e la griglia riassuntiva della situazione corrente: la griglia riporta tutti i Dipendenti selezionati, le Attività legate all’applicativo di cui si gestisce il Consolidamento e le rispettive date di blocco.

Nella sezione inferiore della maschera sono disponibili i campi tramite cui specificare i parametri delle varie operazioni possibili, che si avviano con il bottone "Esegui". Sono previste le operazioni descritte nel seguito.

Con questa operazione, scelta un’Attività (che è una fra quelle configurate e attualmente attive), ed una data, viene modificata la Data di Blocco per i Dipendenti della selezione. La data indicata dall’Utente come data a cui bloccare le variazioni può essere variata dinamicamente in base alle regole descritte nel seguito.

Se si tratta di un’operazione di blocco dei dati (viene richiesto l’avanzamento della Data di Consolidamento):

•	se la data indicata è precedente alla Data di Assunzione - 1 giorno, viene segnalato uno specifico errore e non viene apportata alcuna modifica

•	se la data indicata è compresa fra la Data di Assunzione e l’eventuale Data di Fine Rapporto la data scelta rimane inalterata

•	se la data indicata è successiva all’eventuale Data di Fine Rapporto, la data di blocco diventa uguale alla Data di Fine Rapporto

Se l’operazione richiesta consiste in uno sblocco (è stata chiesta la retrocessione della Data di Consolidamento):

•	se la data indicata è precedente alla Data di Assunzione - 1 giorno, viene corretta e impostata alla Data di Assunzione – 1 giorno

•	se la data indicata è compresa fra la Data di Assunzione e l’eventuale Data di Fine Rapporto la data scelta rimane invariata

•	se la data indicata è successiva all’eventuale Data di Fine Rapporto, viene segnalato un errore e non viene effettuata alcuna modifica

Nel corso della modifica, per ogni Dipendente, si controlla anche che sia verificata la seguente condizione: quando viene inserita una data di blocco per un’attività A1, tutte le attività A_i logicamente inferiori, con diritto minore o uguale e relative allo stesso applicativo, devono avere una data di blocco >= alla data dell’attività A1, altrimenti la data di blocco di A_i viene portata avanti fino a quelle dell’attività A1.

Questa modifica garantisce una coerenza logica fra i tipi di blocco dati definiti per il Dipendente.

E’ un’operazione che deve precedere le altre operazioni di Consolidamento e modifica. Si può scegliere se l’inserimento delle Attività avviene con data di blocco posta uguale alla Data di Assunzione di ciascun Dipendente, oppure uguale alla data indicata dall’utente; quest’ultima opzione è particolarmente significativa nel caso in cui si decida di attivare il Consolidamento dei Dati in un sistema già a regime. Per ogni Dipendente:

•	si controlla se è in forza alla data visualizzata nel campo "Data" presente in alto, se non è in forza viene segnalato l’errore "Dipendente non ancora assunto/già licenziato"

•	se è in forza, si creano tanti record quante sono le Attività configurate ed attive per le quali non esiste già un record: la data di Consolidamento viene impostata alla data selezionata oppure alla Data di Assunzione - 1 giorno

•	se viene indicata una data, si controlla che sia compresa fra la Data di Assunzione - 1 giorno e la Data di Fine Rapporto; se non è così viene segnalato un errore

Caratteristiche comuni delle operazioni di Consolidamento ed Allineamento sono le seguenti:

•	vengono eseguite su tutti i Dipendenti della selezione oppure sull’unico Dipendente eventualmente prescelto nella casella a tendina "Dipendente"

•	quando vengono rilevati degli errori, un messaggio riportato nella finestra "Esito" informa l’Utente di tale evento e, premendo il bottone "Visualizza errori", si può visualizzare l’elenco completo degli errori

Si sottolinea che l’operazione di Allineamento viene effettuata su tutte le Attività definite nei diversi applicativi dell’ambiente Start, anche se la visibilità delle date di blocco è specifica per le Attività associate all’applicativo in oggetto.

La modifica è l’operazione di variazione della Data di Consolidamento per il Dipendente e l’Attività su cui si è posizionati sulla griglia. Alla conferma della modifica viene controllato che la data indicata sia compresa fra la Data di Assunzione - 1 giorno e la Data di Fine Rapporto, altrimenti viene segnalato uno specifico errore; non viene, quindi, apportata alcuna correzione automatica della data come succede nel caso di operazione collettiva di Consolidamento Dati.

Alla conferma viene anche controllata la relazione fra l’Attività in corso di variazione ed eventuali altre, logicamente inferiori, che risultano definite per il Dipendente: eventuali correzioni alle date vengono apportate solo dopo conferma esplicita da parte dell’utente anziché in modo tacito.

La scheda fornisce uno strumento per l’analisi delle modifiche fatte dagli Utenti sui dati di consolidamento. Prerequisiti per l’utilizzo della procedura sono:

•	si deve possedere il diritto di visualizzazione della stessa (nel privilegio "Gestione Consolidamento Dati" deve essere attivo il diritto "Visualizza pagina Variazioni"), di default la scheda è nascosta;

•	deve essere attivo il log per la categoria "Anagrafico" (può essere abilitato agendo nella procedura Impostazioni, scheda Log).

Selezionato un intervallo di date, con il bottone "Leggi" si analizzano tutte le variazioni intervenute nel periodo a seguito di attività manuali. I dati presentati nel riepilogo sono:

Dipendente, Matricola, Badge, Codice Anagrafico Esterno sono i dati anagrafici del Dipendente, il codice Badge riportato è quello valido alla data iniziale dell’intervallo.

Cliente, Azienda richiedente sono le informazione associate in Anagrafico nella scheda "Altri Dati"; poiché queste informazioni in realtà fanno parte dell’Inquadramento del Dipendente, in presenza di più Inquadramenti vengono riportate quelle assegnate nell’Inquadramento più recente, quindi quello con data di inizio validità maggiore.

Filiale è l’Azienda di appartenenza del Dipendente, che si ricava dall’Inquadramento valido alla data iniziale del periodo selezionato.

Tipo operazione è il Tipo di operazione effettuata, può essere solo "Modifica" perché ci si limita a visualizzare questo tipo di variazioni; in particolare, gli inserimenti delle Attività, che sono fatti dalla funzione di Allineamento Dipendenti, non vengono presi in considerazione.

E’ disponibile la stampa "Variazioni alle Attività consolidate", che riporta esattamente il contenuto della griglia, ordinato per Dipendente (crescente) e Data operazione (decrescente).

Nello Schema di Accesso dell’Utente il privilegio di riferimento per questa procedura è descritto come "Gestione Consolidamento Dati". I controlli sono i seguenti:

•

il Consolidamento Dati e la semplice modifica della Data di Consolidamento richiedono il diritto di modifica; se l’Attività da modificare ha abilitata l’opzione "Gestione Privilegio", viene effettuato un ulteriore controllo sui due diritti "Blocco dei Dati" e "Sblocco dei Dati": il primo permette di abilitare l’avanzamento della Data di Consolidamento, il secondo, invece, autorizza a retrocedere tale Data.

Nel caso in cui si applichino i diritti per il blocco e lo sblocco, il controllo viene fatto sia per la modifica sul singolo record, sia per la modifica collettiva prendendo come riferimento i dati contenuti in ciascun record. Quando l’Utente non possiede uno dei due diritti, in relazione al tipo di variazione richiesta, il dato non viene modificato e nella finestra di Esito si riporta uno specifico messaggio.